Távszolgáltatások és távmunka ME KLM módra

Távmunka, távoktatás és távszolgáltatások. Három szó, melyek most újra szorosan munkánk, mindennapjaink részévé váltak. A Miskolci Egyetem Könyvtár, Levéltár, Múzeum főigazgatója, Szendi Attila tavasszal számolt be az EKK tagjainak tapasztalatairól az intézményben távszolgáltatásokhoz és távmukához használt alkalmazásokról. A megosztott tippek, hasznos tanácsok összefoglalója következik.

A nagy felhőszolgáltatások (Google, Facebook, Microsoft) egymást kiegészítő funkciókkal bírnak, mindhárom használata javasolt, különös tekintettel egyedi funkcióikra. A kizárólagosságra való törekvés a felsorolt felhőszolgáltatásokban csak akkor indokolt, ha adminisztrációs funkciót látnak el. A Miskolci Egyetemen az e-learning-adminisztrációt a MeMOOC–e-LC keretrendszer biztosítja, melynek szoftvere a Moodle. A tesztek során kiderült, hogy a legfontosabb szempont a gyors megtanulhatóság, amelynek két fontos eleme van: a már széleskörűen ismert alkalmazások és a célirányos, egyszerű alkalmazásfelületek.

Az ME KLM-ben bevezetett szolgáltatások megvalósítása még 2015-ben a Miskolci Egyetemen létrehozott SmartCampus projekt, majd a 2017-től folyamatban lévő Főnix Digitális Innováció projekt és az ITM Ágazati ajánlás dokumentuma keretében vette kezdetét- derül ki a beszámolóból.

A megfelelő alkalmazások kiválasztásánál fontos volt, hogy az adott szolgáltatáshoz leginkább illeszkedő app ingyenes, GDPR-kompatibilis, egyszerű, széles körben ismert és végül, de nem utolsó sorban mobilon is elérhető legyen.

Megvalósított szolgáltatlások

Távmunka digitális infrastruktúra igénybevételével:
a. kommunikáció (csevegés, hang, videó, hírfolyam),
b. közös feladatszervező,
c. munkafolyamat leírása új dolgozóknak,
d. napi tevékenység automatikus rögzítése,
e. közös fájltárolás és szerkesztés (VPN és Távoli asztal nélkül!)
Könyvtári-levéltári-múzeumi szolgáltatások:
a. virtuális olvasótér
b. másolásvédett pdf-tartalmak szolgáltatása (DRM),
c. online workshopok, akár nem regisztrált külsősöknek is
d. múzeumi tárlatvezetés, akár nem regisztrált külsősöknek is
e. online levéltári, múzeumi kutatási kommunikációs platformon
Intézményi szervereken működő e-learning keretrendszer (LMS):
a. privát felhőben működő (böngészőben),
b. csevegő és videokonferencia szolgáltatással,
c. külső web alkalmazásokkal

Kiemelt funkcióelemek, amelyek nélkül nem lehet bizonyos szolgáltatásokat megvalósítani

A távmunka alapja a kommunikációs felület:
a. ismert felület szükséges, a betanítás kiemelt probléma,
b. csoportok feletti hírfolyam működtetése, tartalom előnézettel,
c. rugalmas: hang, videó, szöveg dinamikus váltása;
d. kis memória igényű (100 MB RAM)
Videokonferencia (értekezlet, vizsga, előadás, tárlatvezetés, workshop):
a. egyszerű célfelület,
b. regisztrációt nem igényel,
c. szoftvertelepítést nem igényel (böngészőben fut),
d. csak a konferenciát létrehozó jóváhagyása után léphet be vendég a
konferenciába,
e. az értekezlet videórögzítését csak a létrehozó (tanár) teheti meg,
f. csak oktatót/dolgozót kell regisztrálni, hallgatót/látogatót nem kell,
g. kis memóriaigényű (200 MB RAM)
Publikus videoelőadás, intézményi szintű rendezvény (évzáró, diplomaátadó):
a. max.10.000 fő néző, akár külsősökkel,
b. link alapú elérhetőség, regisztráció nem kell,
c. szoftvertelepítés nem kell
d. kis memóriaigényű (400 MB RAM)
Megosztott, korlátlan méretű fájltároló kapacitás:
a. másolásvédett pdf-tartalmak szolgáltatása (DRM)
b. közös dokumentumszerkesztés azonos időben
c. diktálás magyar nyelven
d. valós idejű együttműködés: fájlmegosztás akár névtelen külsősökkel
e. felhőben tárolt fájlok teljes körű betekintés elleni védelme (másoktól, intézményi admintól)
Intézményi szervereken működő e-learning keretrendszer (LMS):
a. a Neptunnal együttműködve: automatikus kurzuslétrehozás, felhasználóhozzárendelés
b. összefogja, naplózza a különböző e-learning szolgáltatásokat (tananyag, videokonferencia, feladatkiosztás, teszt, szöveges kommunikáció)

Konkrét informatikai alkalmazások a megvalósításhoz

WorkPlace by Facebook (WorkPlace Chat app-pel): kommunikációhoz távmunka esetén, ingyenes (intézmény is regisztrálhat ingyenes többletszolgáltatásokért), intézménytől független regisztrációt is lehetővé tesz (max. 50 csoport), hirdetésmentes, (nem azonos a publikus Facebookkal, workpalce.com)
WorkPlace by Facebook (WorkPlace Chat app-pel): virtuális olvasótér, online kutatáshoz, ingyenes regisztrációval külsősöknek is (workpalce.com)
Google Suite for Education: digitális munkatérhez
a. Drive felhőalapú fájltárolás: korlátlan, megosztott tárhely
b. Dokumentumok (szerkesztő): magyar nyelvű diktálás
c. Meet videokonferencia alkalmazás: videoértekezlet külsősökkel is (meet.google.com)
Google Suite for Education: könyvtári-levéltári-múzeumi szolgáltatásokhoz
a. Drive felhőalapú fájltárolás: másolásvédett pdf elérhetővé tétele (DRM)
b. Drive felhőalapú fájltárolás: stream alapú videoszolgáltatás
c. Meet videokonferencia alkalmazás: online workshophoz, konferenciákhoz, tárlatvezetés (meet.google.com)
Zotero bibliográfiai hivatkozáskezelő: másolásvédett pdf-ek metaadat-kezeléséhez
a. Fájl tárolása a GDrive-on
b. Paperpile: felhőalapú hivatkozáskezelő, évi 36 USD
Trello vizuális információrendszerező: digitális munkatérhez és e-learninghez (trello.com)
a. digitális munkatér: feladatkezelő, folyamatkezelő és munkanapló-készítő
b. e-learning: memorizálást segítő, hierarchikus tanulókártya-készítő
Youtube videó élő közvetítés: nagy létszámú (max. 10e fő) hallgatóságnak tartott
videoelőadáshoz (elegendő egy webkamera vagy a számítógép-képernyő
megosztásához az ingyenes OBS Studio szoftver használata)
Workplace by Facebook intézményi élő adás: nagy létszámú (max. 10e fő) hallgatóságnak tartott videoelőadáshoz (regisztráció szükséges, de bármilyen e-mail címmel lehetséges)
Moodle-LMS: intézményi szerveren működő e-learning menedzselő keretrendszer
a. Moodle appok (mobil, desktop): csevegés, fórum (csoportos csevegés)
b. Moodle beépülő appok:
i. Jitsi videokonferencia alkalmazás
ii. Meet videokonferencia alkalmazás: videoértekezlet külsősökkel is
iii. Facebook kommentek megjelenítése
iv. Jamboard: eTábla
v. Trello: memorizálást segítő, hierarchikus tanulókártya-készítő
vi. Hypothesis: közös dokumentumannotálás
vii. Zotero: bibliográfiai hivatkozáskezelő, pdf-annotációk megjegyzésbe importálása
Screencastify képernyő videófelvevő: betanító képernyővideók készítéséhez (ingyenes, max. 5 perc/videó, GDrive-ra menti a kész videókat)
Anydesk: távoli asztal irányító alkalmazás: informatikus segítségnyújtásához, akár Androidon is!